Tietosuojaseloste K-Rauta Valkeakoski

Tämä seloste koskee henkilötietojen käsittelyä K-Rauta Valkeakosken asiakasrekisterissä

1. Rekisterinpitäjä

Rauta-Virtanen Oy, K-Rauta Valkeakoski

Y-tunnus 3476002-4

Sammonkatu 19

37600 Valkeakoski

Tämän palvelun osalta voit olla yhteydessä rekisterinpitäjään seuraavilla tavoilla:

[email protected]

2. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia asiakkaan, vastuuhenkilön ja asiakasyrityksen yhteyshenkilön tietoja:

Perustiedot

• Nimi ja osoitetiedot
• Puhelinnumero, sähköpostiosoite ja faksinumero
• Syntymäaika tai henkilötunnus

Asiakkaan tunnistetiedot

• Asiakasnumero
• Asiakastyyppi (henkilö/yritys)
• Plussa-kortin numero
• Plussa-kortin rinnakkaiskortin numero
• Kielivalinta

Toimitustiedot

• Toimitusosoite
• Verkkolaskutustiedot
• Tilinumero

Tilin käyttöoikeustiedot

• Valtuutetun nimi ja syntymäaika
• Valtuutuksen ajanjakso

Yrityksen tunnistetiedot

• Yksityisen elinkeinonharjoittajan Y-tunnus
• Omistussuhteet (pääosakkaat ja vastuunalaiset yhtiömiehet)
• Nimenkirjoitusoikeus
• Maksuasioiden yhteyshenkilön yhteystiedot

Asiakkuuteen liittyvät tiedot

• Käteisasiakkuus vai laskutusasiakkuus

Asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä tietoja

• Asiakaspalautteet
• Tietoja asiakaspalvelutoimenpiteistä

Rakennus- tai remontointiprojektin tiedot

• Suunnittelutiedot
• Tarjouspyynnöt töihin
• Muut kuluttajan antamat projektitiedot

Projektiasiakkaiden ostotiedot

Projektiasiakkaiden maksutiedot

• Maksuehdot ja -tavat
• Asiakasryhmät
• Aikaisempi tilinumero
• Osatoimitukset
• Laskuluettelopäivämäärät

3. Missä tarkoituksissa henkilötietojasi käsitellään?

Keräämme asiakkaidemme henkilötietoja asiakastilin avauksen yhteydessä asiakassuhteen perustamiseksi ja ylläpitämiseksi. Käsittelemme henkilötietoja tuotteiden tilauksissa ja varauksissa sekä kotiinkuljetuksissa. Käsittely on tarpeen meidän ja asiakkaamme välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi.

Käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja myös asiakaskantamme hallinnoimiseksi, saatavien valvomiseksi, valikoimamme kehittämiseksi ja palveluidemme markkinoimiseksi nykyisille ja potentiaalisille asiakkaille. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja asiakaspalvelutoimenpiteiden yhteydessä esimerkiksi, kun vastaamme asiakaspalautteisiin. Käsittelemme henkilötietoja edellä kuvattuihin tarkoituksiin toteuttaaksemme oikeutetun etumme tarjota asiakkaillemme laadukasta palvelua ja markkinointia, hallinnoida ja kehittää asiakkuuksia sekä valvoa saataviamme.

Asiakasyrityksen yhteyshenkilön henkilötietoja käsittelemme asiakasyrityksen ja K-Raudan välisen asiakassuhteen ylläpitämiseksi, hoitamiseksi ja kehittämiseksi. Käsittely on tarpeen toteuttaaksemme oikeutetun etumme tehdä yhteistyötä asiakasyrityksen kanssa ja toteuttaa asiakasyrityksen ja K-Raudan välillä laadittua sopimusta.

Käsittelemme kirjanpitoamme varten ostotietojasi, kuten ostoksesi päivämäärä, loppusumma ja ostopaikka. Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.

Kuluttaja-asiakkaille lähetämme sähköistä suoramarkkinointia, jos asiakas on antanut siihen suostumuksensa.

4. Säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään palveluissamme seuraavasti:

• Kuluttaja-asiakkuuteen liittyviä tietoja sekä palveluiden ostotietoja säilytämme asiakassuhteen ajan ja viisi vuotta siitä, kun asiakassuhde on päättynyt. Tietoja käytetään mm. mahdollisten reklamaatioiden selvittämiseen
• Asiakasyrityksen yhteyshenkilön tietoja säilytetään sen aikaa, kun henkilö toimii yrityksen yhteyshenkilönä ja kolme kuukautta siitä, kun olemme vastaanottaneet ilmoituksen, ettei henkilö enää toimi yhteyshenkilönä
• Asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä asiakaspalvelutoimenpidetietoja, kuten tarjouspyyntöjä, suunnitteluohjelmien tietoja, asiakaspalautteita säilytetään kuusi kuukautta siitä, kun toimenpide päätetty
• Kirjanpitomme tositeaineistoon sisältyviä tietoja säilytämme kuluvan vuoden ja sitä seuraavan kuuden vuoden ajan
• Suostumus- ja kieltotietoa markkinointiviestintään säilytetään asiakkaan tahtotilan mukaisesti ja kaksi vuotta suostumuksen peruuttamisesta tai kiellon asettamisesta
• Verkko- ja mobiilipalvelun käyttäjätunnustietoja sekä verkkoselailutietoa säilytämme kuusi kuukautta

5. Oikeutesi peruuttaa suostumus

Kun henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi.

Henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen silloin kun olet antanut luvan sähköiseen suoramarkkinointiin. Voit peruuttaa antamasi suostumuksen olemalla yhteydessä kauppaan.

6. Mitä muita oikeuksia sinulla on?

Tietojen tarkastaminen

Kun pyydät saada pääsyn tietoihisi, kauppa ilmoittaa käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja vai ei sekä toimittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Tietojen korjaaminen

Tällä valinnalla voit saada puutteelliset henkilötietosi täydennetyiksi ja myös virheelliset tietosi korjatuiksi.

Tietojen poistaminen

Voit pyytää henkilötietosi poistamista rekisteristä. Tietosi poistetaan, jos käsittelylle ei enää ole olemassa laillista perustetta.

Tietojen siirtäminen

Sinulla on oikeus saada meille itse toimittamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tehdään automatisoidusti.

Käsittelyn vastustaminen

Voimme käsitellä henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella osana liiketoimintaamme harkittuamme, ettei käsittely loukkaa henkilötietojesi suojaa. Näissä tilanteissa sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaisiin syihisi vedoten.

Voit myös milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Käsittelyn rajoittaminen

Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Kun käsittelyä on rajoitettu, rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti käsittele tietojasi muuten kuin säilyttämällä tiedon. Tämä oikeus sinulla on esimerkiksi, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jos käsittely on lainvastaista tai jos olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä ja odotat vastausta kyseiseen toimenpidepyyntöön.

7. Kuinka käytät oikeuksiasi?

Voit käyttää yllä mainittuja oikeuksiasi esittämällä meille toimenpidepyynnön henkilökohtaisesti toimipisteessämme. Oikeuksiesi käyttö edellyttää henkilöllisyyden todentamista pyynnön esittämisen yhteydessä. Voit myös lähettää meille pyynnön kirjeitse yllä mainittuun osoitteeseen merkiten kuoreen ”tietosuoja”. Tällaiseen pyyntöön vastaamme kirjeitse. Mikäli vastaus sisältää henkilötietojasi, toimitamme kirjeen henkilökohtaisena kirjattuna kirjeenä. Kirjettä ei voi kuitata vastaanotetuksi kukaan muu, kuin vastaanottajaksi merkitty henkilö. Näin varmistamme kirjeen oikean vastaanottajan ja tietojen luottamuksellisuuden.

8. Tietoja henkilötietojen vastaanottajista

Tietoja henkilötietojen vastaanottajista

K-Rauta Valkeakosken rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietoja itse mutta käyttää myös apunaan erilaisia palveluntuottajia. K-Rauta Valkeakoski pyrkii käyttämään parhaita ja luotettavia yhteistyökumppaneita ja vastaa valitsemiensa palveluntuottajien toiminnasta henkilötietoja käsiteltäessä. Nämä palveluntuottajat voivat vaihdella, mutta niihin kuuluu:

• Tietotekniikkapalveluiden tuottajat
• Logistiikka ja kuljetuspalveluiden tuottajat
• Asennus-, remontti-, kokoamispalveluiden tuottajat
• Markkinointipalveluiden tuottajat

Lisäksi tietoja luovutetaan Kesko Oyj:lle, joka käsittelee tietoja K-Rauta-konseptin omistajana itsenäisenä rekisterinpitäjänä sen kaupalle ja asiakkaille tarjoamien palveluiden yhteydessä K-Rauta palvelurekisterin tietosuojaselosteen mukaisesti. Tietoja käsitellään asiakassuhteiden luomiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi. Palveluiden yhteydessä henkilötietoja käsitellään näiden sekä erilaisten tuotteiden tarjoamiseksi ja parantamiseksi sekä uusien palveluiden kehittämiseksi. Lisäksi tietoja käsitellään analysointiin, tilastointiin, markkinointiin, etämyyntiin sekä asiakas- ja markkinatutkimuksiin.

Rekisterinpitäjänä käsittelemiämme tietoja voidaan siirtää Euroopan Unionin (EU) tai Europan talousalueen (ETA) ulkopuolelle mm. tietotekniikkapalveluiden toimittamisen yhteydessä. Tällaisia tiedonsiirtoja voidaan toteuttaa, jos jokin seuraavista ehdoista toteutuu:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojan taso on riittävä.
• Muita asianmukaisia suojatoimia on otettu käyttöön esimerkiksi noudattamalla Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai varmistamalla, että tietoja käsittelevällä yrityksellä on voimassa olevat yritystä koskevat sitovat säännöt.

Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet löydät EU:n julkaisutoimiston sivuilta. Lisätietoja käsittelystä saat ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun yhteysosoitteeseen.

Myös eräillä viranomaisilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus. Tällaisia viranomaisia ovat mm. poliisi-, tulli-, rajavartio- ja veroviranomaiset.

9. Valitusosoitus

Mikäli katsot, että emme käsittele henkilötietojasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuojavaltuutettu.

10. Välttämättömät tiedot palveluidemme kannalta

Jotta voisimme tarjota sinulle projektiasiakkaanamme tai edustamallesi yritykselle palveluitamme, on meidän käsiteltävä välttämättömiä henkilötietoja. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi asiakaslomakkeellamme luovuttamasi tiedot. Suostumus sähköiseen markkinointiin ei ole välttämätön tieto, mutta ilman suostumusta emme voi toimittaa sähköistä suoramarkkinointia.

11. Tieto automaattisesta päätöksenteosta ml profilointi

Emme profiloi rekisterin tietoja emmekä tee automaattista päätöksentekoa henkilötietoihin liittyen.

12. Tietojen käyttö muihin tarkoituksiin

Emme käytä tietoja muihin kuin tässä asiakirjassa ilmoitettuihin tarkoituksiin. Mikäli myöhemmin ilmenee uusia käyttötarpeita informoimme sinua siitä ja tiedon käsittelyperusteesta. Tarvittaessa pyydämme sinulta suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn uusia käyttötarkoituksia varten.

13. Tiedot, jotka on hankittu muualta, kuin sinulta

Osoitetietoja voidaan päivittää K-Plussa-asiakasrekisterin kautta K-Plussa-kortin numeron antaneille asiakkaille.

Hyödynnämme julkisia tietolähteitä uusiasiakashankinnassa