Tietosuojaseloste K-Rauta Vaasa

Tämä seloste koskee henkilötietojen käsittelyä K-Rauta Vaasan asiakasrekisterissä.

1. Rekisterinpitäjä

J.Forss Oy/Ab, K-Rauta Vaasa

Y-tunnus 2238548-2

Myllärinkatu 1-3, 65100 Vaasa

Tämän palvelun osalta voit olla yhteydessä rekisterinpitäjään seuraavilla tavoilla: [email protected], p. 044 320 3882

2. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia asiakkaan, vastuuhenkilön ja asiakasyrityksen yhteyshenkilön tietoja:

Perustiedot

Nimi ja osoitetiedot
Puhelinnumero, sähköpostiosoite ja faksinumero
Syntymäaika tai henkilötunnus

Asiakkaan tunnistetiedot

Asiakasnumero
Asiakastyyppi (henkilö/yritys)
Plussa-kortin numero
Plussa-kortin rinnakkaiskortin numero
Kielivalinta

Toimitustiedot

Toimitusosoite
Verkkolaskutustiedot
Tilinumero

Tilin käyttöoikeustiedot

Valtuutetun nimi ja syntymäaika
Valtuutuksen ajanjakso

Yrityksen tunnistetiedot

Yksityisen elinkeinonharjoittajan Y-tunnus
Omistussuhteet (pääosakkaat ja vastuunalaiset yhtiömiehet)
Nimenkirjoitusoikeus
Maksuasioiden yhteyshenkilön yhteystiedot

Asiakkuuteen liittyvät tiedot

Käteisasiakkuus vai laskutusasiakkuus

Asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä tietoja

Asiakaspalautteet
Tietoja asiakaspalvelutoimenpiteistä

Rakennus- tai remontointiprojektin tiedot

Suunnittelutiedot
Tarjouspyynnöt töihin
Muut kuluttajan antamat projektitiedot

Projektiasiakkaiden ostotiedot

Projektiasiakkaiden maksutiedot

Maksuehdot ja -tavat
Asiakasryhmät
Aikaisempi tilinumero
Osatoimitukset
Laskuluettelopäivämäärät

3. Missä tarkoituksissa henkilötietojasi käsitellään?

Keräämme asiakkaidemme henkilötietoja asiakastilin avauksen yhteydessä asiakassuhteen perustamiseksi ja ylläpitämiseksi. Käsittelemme henkilötietoja tuotteiden tilauksissa ja varauksissa sekä kotiinkuljetuksissa. Käsittely on tarpeen meidän ja asiakkaamme välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi.

Käsittelemme asiakkademme henkilötietoja myös asiakaskantamme hallinnoimiseksi, saatavien valvomiseksi, valikoimamme kehittämiseksi ja palveluidemme markkinoimiseksi nykyisille ja potentiaalisille asiakkaille. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja asiakaspalvelutoimenpiteiden yhteydessä esimerkiksi kun vastaamme asiakaspalautteisiin. Asiakasyrityksen yhteyshenkilön henkilötietoja käsittelemme asiakasyrityksen ja K-Raudan välisen asiakassuhteen ylläpitämiseksi, hoitamiseksi ja kehittämiseksi. Käsittely on tarpeen oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi.

Sähköisen suoramarkkinoinnin osalta rekisteröity on antanut suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn.

4. Säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään palveluissamme seuraavasti:

Yksityishenkilön asiakkuuteen liittyviä tietoja sekä palveluiden ostotietoja säilytämme asiakassuhteen ajan ja viisi vuotta siitä, kun asiakassuhde on päättynyt. Tietoja käytetään mm. mahdollisten reklamaatioden selvittämiseen
Asiakasyrityksen yhteyshenkilön tietoja säilytetään sen aikaa, kun henkilö toimii yrityksen yhteyshenkilönä ja kolme kuukautta siitä, kun olemme vastaanottaneet ilmoituksen, ettei henkilö enää toimi yhteyshenkilönä
Asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä asiakaspalvelutoimenpidetietoja, kuten tarjouspyyntöjä, suunnitteluohjemien tietoja, asiakaspalautteita säilytetään kuusi kuukautta siitä, kun toimenpide päätetty
Kirjanpitomme tositeaineistoon sisältyviä tietoja säilytämme kuluvan vuoden ja sitä seuraavan kuuden vuoden ajan
Suostumus- ja kieltotietoa markkinointiviestintään säilytetään asiakkaan tahtotilan mukaisesti ja kaksi vuotta suostumuksen peruuttamisesta tai kiellon asettamisesta
Verkko- ja mobiilipalvelun käyttäjätunnustietoja sekä verkkoselailutietoa säilytämme kuusi kuukautta

5. Oikeutesi peruuttaa suostumus

Kun henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi.

Henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen silloin kun olet antanut luvan sähköiseen suoramarkkinointiin. Voit peruuttaa antamasi suostumuksen ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

6. Mitä muita oikeuksia sinulla on?

Tietojen tarkastaminen

Kun pyydät saada pääsyn tietoihisi, kauppa ilmoittaa käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja vai ei sekä toimittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Tietojen korjaaminen

Tällä valinnalla voit saada puutteelliset henkilötietosi täydennetyiksi ja myös virheelliset tietosi korjatuiksi.

Tietojen poistaminen

Voit pyytää henkilötietosi poistamista rekisteristä. Tietosi poistetaan, jos käsittelylle ei enää ole olemassa laillista perustetta.

Tietojen siirtäminen

Sinulla on oikeus saada meille itse toimittamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tehdään automatisoidusti.

Käsittelyn vastustaminen

Voimme käsitellä henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella osana liiketoimintaamme harkittuamme, ettei käsittely loukkaa henkilötietojesi suojaa. Näissä tilanteissa sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaisiin syihisi vedoten.

Voit myös milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Käsittelyn rajoittaminen

Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Kun käsittelyä on rajoitettu, rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti käsittele tietojasi muuten kuin säilyttämällä tiedon. Tämä oikeus sinulla on esimerkiksi, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jos käsittely on lainvastaista tai jos olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä ja odotat vastausta kyseiseen toimenpidepyyntöön.

7. Kuinka käytät oikeuksiasi?

Voit käyttää yllä mainittuja oikeuksiasi esittämällä meille toimenpidepyynnön henkilökohtaisesti toimipisteessämme. Oikeuksiesi käyttö edellyttää henkilöllisyyden todentamista pyynnön esittämisen yhteydessä. Voit myös lähettää meille henkilökohtaisesti allekirjoittamasi pyynnön kirjeitse yllä mainittuun osoitteeseen merkiten kuoreen ”tietosuoja”. Tällaiseen pyyntöön vastaamme kirjeitse. Mikäli vastaus sisältää henkilötietojasi, toimitamme kirjeen henkilökohtaisena kirjattuna kirjeenä. Kirjettä ei voi kuitata vastaanotetuksi kukaan muu, kuin vastaanottajaksi merkitty henkilö. Näin varmistamme kirjeen oikean vastaanottajan ja tietojen luottamuksellisuuden.

8. Tietoja henkilötietojen vastaanottajista

K-Rauta Vaasa rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietoja itse mutta käyttää myös apunaan erilaisia palveluntuottajia. Kauppa pyrkii käyttämään parhaita ja luotettavia yhteistyökumppaneita ja vastaa valitsemiensa palveluntuottajien toiminnasta henkilötietoja käsiteltäessä. Nämä palveluntuottajat voivat vaihdella, mutta niihin kuuluu:

Tietotekniikkapalveluiden tuottajat
Logistiikka ja kuljetuspalveluiden tuottajat
Asennus-, remontti-, kokoamispalveluiden tuottajat

Lisäksi tietoja luovutetaan Kesko Oyj:lle, joka käsittelee tietoja K-Rauta-konseptin omistajana itsenäisenä rekisterinpitäjänä sen kaupalle ja asiakkaille tarjoamien palveluiden yhteydessä. Tietoja käsitellään asiakasuhteiden luomiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi. Palveluiden yhteydessä henkilötietoja käsitellään näiden sekä erilaisten tuotteiden tarjoamiseksi ja parantamiseksi sekä uusien palveluiden kehittämiseksi. Lisäksi tietoja käsitellään analysointiin, tilastointiin, markkinointiin, etämyyntiin sekä asiakas- ja markkinatutkimuksiin.

Henkilötietoja katsotaan siirtyvän EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle tietotekniikkapalveluiden tuottamisen yhteydessä, kun henkilötietoihin on käyttömahdollisuus Intiasta käsin. Tästä tietojen siirrosta on tehty palvelutoimittajan kanssa sopimus noudattaen EU-komission vahvistamia mallisopimuslausekkeita. Mallisopimuslausekkeisiin voit tutustua osoitteessa http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/PDF/?uri=CELEX:32010D0087&from=en

Myös eräillä viranomaisilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus. Tällaisia viranomaisia ovat mm. poliisi-, tulli-, rajavartio- ja veroviranomaiset.

9. Valitusosoitus

Mikäli katsot, että emme käsittele henkilötietojasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuojavaltuutettu.

10. Välttämättömät tiedot palveluidemme kannalta

Jotta voisimme tarjota sinulle projektiasiakkaanamme tai edustamallesi yritykselle palveluitamme, on meidän käsiteltävä välttämättömiä henkilötietoja. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi asiakaslomakkeellamme luovuttamasi tiedot.

Suostumus sähköiseen markkinointiin ei ole välttämätön tieto, mutta ilman suostumusta emme voi toimittaa sähköistä suoramarkkinointia.

11. Tieto automaattisesta päätöksenteosta ml profilointi

Emme profiloi rekisterin tietoja emmekä tee automaattista päätöksentekoa henkilötietoihin liittyen.

12. Tietojen käyttö muihin tarkoituksiin

Emme käytä tietoja muihin kuin tässä asiakirjassa ilmoitettuihin tarkoituksiin. Mikäli myöhemmin ilmenee uusia käyttötarpeita informoimme sinua siitä ja tiedon käsittelyperusteesta. Tarvittaessa pyydämme sinulta suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn uusia käyttötarkoituksia varten.

13. Tiedot, jotka on hankittu muualta, kuin sinulta

Osoitetietoja voidaan päivittää K-Plussa-rekisterin kautta K-Plussa-kortin numeron antaneille asiakkaille.

Hyödynnämme julkisia tietolähteitä uusiasiakashankinnassa.

Den här dataskyddsbeskrivningen beskriver behandlingen av personuppgifter i K-Rauta Vasa kundregister.

1. Personuppgiftsansvarig

J.Forss Oy/Ab, K-Rauta Vasa

FO-nummer 2238548-2

Mjölnaregatan 1- 3, 65100 Vasa

Om du har frågor gällande den här tjänsten, kan du kontakta den personuppgiftsansvarige på följande sätt: [email protected], tel. 044-320 3882

2. Vilka uppgifter behandlar vi?

Vi behandlar följande uppgifter om kunder, ansvarspersoner och kundföretagens kontaktpersoner:

Basuppgifter

Namn och adressuppgifter
Telefonnummer, e-postadress och faxnummer
Födelsetid eller personbeteckning

Kundens identifieringsuppgifter

Kundnummer
Kundtyp (person/företag)
Plussa-kortnummer
Plussa-parallellkortnummer
Språkval

Leveransuppgifter

Leveransadress
Nätfaktureringsuppgifter
Kontonummer

Uppgifter om kontots användarrätt

Den behöriges namn och födelsetid
Behörighetens giltighetstid

Företagets identifieringsuppgifter

FO-nummer för privata näringsidkare
Ägarförhållanden (huvudaktieägare och komplementärer)
Prokura
Kontaktuppgifter om kontaktperson för betalningsärenden

Uppgifter om kundförhållandet

Kontantkund eller fakturakund

Uppgifter som relaterar till underhåll av kundförhållande

Kundrespons
Uppgifter om kundtjänståtgärder

Uppgifter om bygg- eller renoveringsprojekt

Planeringsuppgifter
Anbudsförfrågningar för arbeten
Övriga projektuppgifter som konsumenten angett

Inköpsuppgifter för projektkunder

Betalningsuppgifter för projektkunder

Betalningsvillkor och -sätt
Kundgrupper
Tidigare kontonummer
Delleveranser
Datum för fakturaförteckning

3. För vilka ändamål behandlas dina personuppgifter?

För att skapa och upprätthålla kundrelationer samlar vi in personuppgifter om våra kunder i samband med öppnandet av kundkontot. Vi behandlar personuppgifter i samband med produktbeställningar och -reserveringar samt hemtransporter. Behandlingen är nödvändig för genomförandet av avtalet mellan oss och vår kund.

Vi behandlar våra kunders personuppgifter för att förvalta vår kundbas, för att övervaka fordringar, för att utveckla vårt sortiment och för att marknadsföra våra tjänster för nuvarande och potentiella kunder. Därtill behandlar vi personuppgifter i samband med kundtjänståtgärder, till exempel då vi svarar på kundrespons. Vi behandlar personuppgifter om kundföretagens kontaktperson för att upprätthålla, underhålla och utveckla kundrelationen mellan kundföretaget och K-Rauta. Behandlingen är nödvändig för att genomföra våra berättigade intressen.

En person som registrerats för elektronisk direktmarknadsföring har gett sitt samtycke för behandling av personuppgifter – måste tilläggas om affärens egna elektroniska direktmarknadsföring (för konsumenter) görs med affärens egna adressregister.

4. Lagringstid

Personuppgifter lagras i våra tjänster enligt följande:

Uppgifter om en privatpersons kundförhållande samt inköpsuppgifter om tjänster lagras under kundförhållandet och fem år efter att kundförhållandet avslutats. Uppgifterna används bl.a. för att utreda eventuella reklamationer.
Uppgifter om kundföretagets kontaktperson lagras så länge som personen fungerar som företagets kontaktperson och tre månader efter att vi mottagit meddelandet om att personen inte längre fungerar som kontaktperson
Uppgifter om kundtjänståtgärder som relaterar till underhåll av kundförhållandet, t.ex. anbudsförfrågningar, uppgifter om planeringsprogram och kundrespons, lagras sex månader efter att åtgärden avslutats.
Uppgifter som ingår i verifikatmaterialet för vår bokföring lagras under det innevarande året samt under de sex följande åren.
Samtyckes- och förbudsuppgifter som relaterar till marknadskommunikation lagras enligt kundens vilja och två år efter att samtycket återkallats eller att ett förbud införts
Dina användaruppgifter för nät- och mobiltjänster samt dina nätsurfningsuppgifter lagras sex månader

5. Din rätt att återkalla ditt samtycke

När behandlingen sker efter ditt samtycke kan du när som helst återkalla ditt samtycke.

Behandlingen sker efter ditt samtycke då du gett tillstånd till elektronisk direktmarknadsföring. Du kan återkalla ditt samtycke.

6. Vilka övriga rättigheter har du?

Granskning av uppgifter

När du ber om tillstånd att komma åt dina uppgifter, meddelar affären huruvida uppgifter som berör dig behandlas och levererar dig en kopia av uppgifterna som jbehandlas.

Korrigering av uppgifter

Med det här valet kan du komplettera dina ofullständiga personuppgifter samt rätta felaktiga uppgifter.

Radering av uppgifter

Du kan be att få dina personuppgifter raderade från registret. Dina uppgifter raderas om det inte längre finns någon legitim grund för behandlingen.

Överföring av uppgifter

Då behandlingen baserar sig på samtycke eller avtal och behandlingen utförs automatiskt, har du rätt att få de uppgifter du själv lämnat till oss levererade till din maskin i ett maskinläsbart format och överföra uppgifterna från ett system till ett annat.

Invändning av behandling

Vi kan behandla dina personuppgifter som del av vår affärsverksamhet för att tillgodose vårt berättigade intresse efter att vi övervägt att behandlingen inte bryter mot skyddet av din personliga integritet. I dessa situationer har du rätt att invända mot behandlingen på grund av dina personliga skäl. Du kan också när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter i direkt marknadsföringssyften.

Begränsning av behandling

Du kan ha rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter. När behandlingen är begränsad, behandlar den registeransvarige inte dina uppgifter i allmänhet på något annat sätt än genom att lagra dem. Den här rätten har du till exempel om du bestrider personuppgifternas korrekthet, om behandlingen är olaglig eller om du invänt behandlingen av dina personuppgifter och inväntar svar på åtgärdsbegäran i fråga.

7. Hur använder du dina rättigheter?

Du kan utnyttja de ovannämnda rättigheterna genom att personligen lämna in en åtgärdsbegäran i vårt försäljningsställe. Utnyttjandet av rättigheterna förutsätter identitetsverifiering i samband med inlämnandet av begäran. Du kan också skicka en begäran du personligen undertecknat som brev till ovannämnda adress genom att på kuvertet skriva "Dataskydd". Till en sådan begäran svarar vi per brev. Om svaret innehåller dina personuppgifter, levererar vi dig brevet som ett personligt rekommenderat brev. Brevet kan inte kvitteras av någon annan än den person som angetts som mottagare. På så sätt kan vi säkerställa brevets rätta mottagare och uppgifternas konfidentialitet.

8. Information om personuppgifternas mottagare

Som registeruppgiftsansvarig behandlar K-Rauta Vasa personuppgifterna själv. Som hjälp använder affären dock även olika serviceproducenter. Affären strävar till att använda de bästa och mest pålitliga samarbetspartnerna och ansvarar för sina serviceproducenters verksamhet vid behandlingen av personuppgifter. Serviceproducenterna kan variera, men de omfattar:

Producenter av IT-service
Producenter av logistik- och transportservice
Producenter av installations-, renoverings- och hopmonteringsservice

Därtill överlämnas uppgifter till Kesko Abp, som behandlar uppgifterna som ägare av K-Rauta konceptet och som självständig personuppgiftsansvarig samt i samband med tjänsterna den erbjuder affären och kunderna. Uppgifterna behandlas för att skapa, upprätthålla och utveckla kundrelationer. Personuppgifter behandlas i samband med tjänster för att erbjuda och förbättra tjänsterna och olika produkter samt för att utveckla nya tjänster. Därtill behandlas uppgifterna för analysering, statistikföring, marknadsföring, distansförsäljning samt kund- och marknadsforskning.

Personuppgifter anses ha överförts utanför EU- och EES-området i samband med tillhandahållande av IT-tjänster då personuppgifterna kan kommas åt av personer i Indien. Vi har ingått ett avtal om överförandet med serviceproducenten genom att följa standardavtalsklausulerna som fastställts av EU-kommissionen. Du kan bekanta dig med standardavtalsklausulerna på adressen http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/PDF/?uri=CELEX:32010D0087&from=en

Också vissa offentliga myndigheter har en lagstadgad rätt att få tillgång till uppgifterna. Sådana myndigheter omfattar bl.a. polis-, tull-, gränsbevaknings- och skattemyndigheterna.

9. Rätten att inge klagomål

Om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning, kan du lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten. I Finland är myndigheten i fråga dataombudsmannen.

10. Nödvändiga uppgifter med tanke på våra tjänster

För att vi ska kunna erbjuda våra tjänster till dig som projektkund eller till företaget du representerar, måste vi behandla vissa nödvändiga uppgifter. Sådana uppgifter omfattar bl.a. uppgifter som du lämnat in i vår kundblankett.

Samtycke till elektronisk marknadsföring är inte en nödvändig uppgift, men utan samtycke kan vi inte leverera dig direktmarknadsföring.

11. Information om automatiserat beslutsfattande, inkl. profilering

Vi utför inte profilering av registeruppgifter eller automatiserat beslutsfattande baserat på personuppgifter.

12. Användning av personuppgifter för övriga ändamål

Vi använder inte uppgifterna för andra ändamål än de som meddelats i det här dokumentet. Om nya användningsbehov uppkommer vid ett senare datum, informerar vi dig om saken samt om grunderna för uppgifternas behandling. Vid behov ber vi dig om samtycke för behandlingen av dina personuppgifter för de nya ändamålen.

13. Uppgifter som fåtts från övriga källor

Adressuppgifter kan uppdateras via K-Plussa-registret för de kunder som angett sitt K-plussa-kortnummer.

Vi utnyttjar allmänna datakällor för kundanskaffning.