Tietosuojaseloste K-Rauta Otra Nekala
Tämä seloste koskee henkilötietojen käsittelyä K-Rauta Otra Nekalan asiakasrekisterissä
SISÄLLYSLUETTELO
1. Rekisterinpitäjä
2. Mitä tietoja käsittelemme?
3. Mihin tarkoitukseen henkilötietojasi käsitellään?
4. Säilytysaika
5. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä vaikutuksista
6. Oikeutesi peruuttaa suostumus
7. Mitä muita oikeuksia sinulla on?
8. Kuinka käytät oikeuksiasi?
9. Tietoja henkilötietojen vastaanottajista
10. Valitusosoitus
11. Välttämättömät tiedot palveluidemme kannalta
12. Tieto automaattisesta päätöksenteosta ml profilointi
13. Tietojen käyttö muihin tarkoituksiin
14. Tiedot, jotka on hankittu muualta, kuin sinulta
1. Rekisterinpitäjä
Rauta Enqvist Oy / K-Rauta Otra Nekala
Y-tunnus 2787014-5
Viinikankatu 38, 33800 Tampere
Tämän palvelun osalta voit olla yhteydessä rekisterinpitäjään sähköpostitse: [email protected]
2. Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme seuraavia asiakkaan, vastuuhenkilön ja asiakasyrityksen yhteyshenkilön tietoja:
Perustiedot
- Nimi ja osoitetiedot
- Puhelinnumero, sähköpostiosoite ja faksinumero
- Syntymäaika tai henkilötunnus
Asiakkaan tunnistetiedot
- Asiakasnumero
- Asiakastyyppi (henkilö/yritys)
- Plussa-kortin numero
- Plussa-kortin rinnakkaiskortin numero
- Kielivalinta
Toimitustiedot
- Toimitusosoite
- Verkkolaskutustiedot
- Tilinumero
Tilin käyttöoikeustiedot
- Valtuutetun nimi ja syntymäaika
- Valtuutuksen ajanjakso
Yrityksen tunnistetiedot
- Yksityisen elinkeinonharjoittajan Y-tunnus
- Omistussuhteet (pääosakkaat ja vastuunalaiset yhtiömiehet)
- Nimenkirjoitusoikeus
- Maksuasioiden yhteyshenkilön yhteystiedot
Asiakkuuteen liittyvät tiedot
- Käteisasiakkuus vai laskutusasiakkuus
Asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä tietoja
- Asiakaspalautteet
- Tietoja asiakaspalvelutoimenpiteistä
Rakennus- tai remontointiprojektin tiedot
- Suunnittelutiedot
- Tarjouspyynnöt töihin
- Muut kuluttajan antamat projektitiedot
Projektiasiakkaiden ostotiedot
Projektiasiakkaiden maksutiedot
- Maksuehdot ja -tavat
- Asiakasryhmät
- Aikaisempi tilinumero
- Osatoimitukset
- Laskuluettelopäivämäärät
Yritysasiakkaiden osalta kaupan markkinointiviestintä sähköpostilla
3. Missä tarkoituksissa henkilötietojasi käsitellään?
Keräämme asiakkaidemme henkilötietoja asiakastilin avauksen yhteydessä asiakassuhteen perustamiseksi ja ylläpitämiseksi. Käsittelemme henkilötietoja tuotteiden tilauksissa ja varauksissa sekä kotiinkuljetuksissa. Käsittely on tarpeen meidän ja asiakkaamme välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi.
Käsittelemme asiakkademme henkilötietoja myös asiakaskantamme hallinnoimiseksi, saatavien valvomiseksi, valikoimamme kehittämiseksi ja palveluidemme markkinoimiseksi nykyisille ja potentiaalisille asiakkaille. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja asiakaspalvelutoimenpiteiden yhteydessä esimerkiksi kun vastaamme asiakaspalautteisiin. Asiakasyrityksen yhteyshenkilön henkilötietoja käsittelemme asiakasyrityksen ja K-Raudan välisen asiakassuhteen ylläpitämiseksi, hoitamiseksi ja kehittämiseksi. Käsittely on tarpeen oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi.
Kaupalla on oikeutettu etu rekisterinpitäjänä varmistaa, että asiakkaat saavat laadukasta palvelua. Katsomme, että meillä on oikeutettu etu käsitellä niitä henkilötietojasi, jotka olet antanut meille. Käsittely on tarpeen sen palvelun tuottamiseksi sinulle.
4. Säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään palveluissamme seuraavasti:
- Yksityishenkilön asiakkuuteen liittyviä tietoja sekä palveluiden ostotietoja säilytämme asiakassuhteen ajan ja viisi vuotta siitä, kun asiakassuhde on päättynyt. Tietoja käytetään mm. mahdollisten reklamaatioden selvittämiseen
- Asiakasyrityksen yhteyshenkilön tietoja säilytetään sen aikaa, kun henkilö toimii yrityksen yhteyshenkilönä ja kolme kuukautta siitä, kun olemme vastaanottaneet ilmoituksen, ettei henkilö enää toimi yhteyshenkilönä
- Asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä asiakaspalvelutoimenpidetietoja, kuten tarjouspyyntöjä, suunnitteluohjemien tietoja, asiakaspalautteita säilytetään kuusi kuukautta siitä, kun toimenpide päätetty
- Kirjanpitomme tositeaineistoon sisältyviä tietoja säilytämme kuluvan vuoden ja sitä seuraavan kuuden vuoden ajan
- Suostumus- ja kieltotietoa markkinointiviestintään säilytetään asiakkaan tahtotilan mukaisesti ja kaksi vuotta suostumuksen peruuttamisesta tai kiellon asettamisesta
5. Oikeutesi peruuttaa suostumus
Kun henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi.
Henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen silloin kun olet antanut luvan sähköiseen suoramarkkinointiin. Voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterin pitäjään.
Jos haluat peruuttaa antamasi suostumuksen(yrityasiakkaat) sähköpostisoitteen käyttöön yrityksemme tiedotteita ja markkinointiviestintää koskien, voit laittaa siitä viestin sähköpostilla osoitteeseen [email protected]
6. Mitä muita oikeuksia sinulla on?
Tietojen tarkastaminen
Kun pyydät saada pääsyn tietoihisi, kauppa ilmoittaa käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja vai ei sekä toimittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.
Tietojen korjaaminen
Tällä valinnalla voit saada puutteelliset henkilötietosi täydennetyiksi ja myös virheelliset tietosi korjatuiksi.
Tietojen poistaminen
Voit pyytää henkilötietosi poistamista rekisteristä. Tietosi poistetaan, jos käsittelylle ei enää ole olemassa laillista perustetta.
Tietojen siirtäminen
Sinulla on oikeus saada meille itse toimittamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tehdään automatisoidusti.
Käsittelyn vastustaminen
Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaisiin syihisi vedoten. Tämä oikeus sinulla on olemassa silloin, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Voit esimerkiksi vastustaa henkilötietojesi käsittelyä profilointia varten. Voit myös milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.
Käsittelyn rajoittaminen
Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Kun käsittelyä on rajoitettu, rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti käsittele tietojasi muuten kuin säilyttämällä tiedon. Tämä oikeus sinulla on esimerkiksi, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jos käsittely on lainvastaista tai jos olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä ja odotat vastausta kyseiseen toimenpidepyyntöön.
7. Kuinka käytät oikeuksiasi?
Voit käyttää yllä mainittuja oikeuksiasi esittämällä meille toimenpidepyynnön henkilökohtaisesti toimipisteessämme. Oikeuksiesi käyttö edellyttää henkilöllisyyden todentamista pyynnön esittämisen yhteydessä. Voit myös lähettää meille henkilökohtaisesti allekirjoittamasi pyynnön kirjeitse yllä mainittuun osoitteeseen merkiten kuoreen ”tietosuoja”. Tällaiseen pyyntöön vastaamme kirjeitse. Mikäli vastaus sisältää henkilötietojasi, toimitamme kirjeen henkilökohtaisena kirjattuna kirjeenä. Kirjettä ei voi kuitata vastaanotetuksi kukaan muu, kuin vastaanottajaksi merkitty henkilö. Näin varmistamme kirjeen oikean vastaanottajan ja tietojen luottamuksellisuuden.
8. Tietoja henkilötietojen vastaanottajista
K-Rauta Otra Nekala rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietoja itse mutta käyttää myös apunaan erilaisia palveluntuottajia. K-Rauta Otra Nekala pyrkii käyttämään parhaita ja luotettavia yhteistyökumppaneita ja vastaa valitsemiensa palveluntuottajien toiminnasta henkilötietoja käsiteltäessä. Nämä palveluntuottajat voivat vaihdella, mutta niihin kuuluu:
- Tietotekniikkapalveluiden tuottajat
- Logistiikka ja kuljetuspalveluiden tuottajat
- Asennus-, remontti-, kokoamispalveluiden tuottajat
Lisäksi tietoja luovutetaan Kesko Oyj:lle, joka käsittelee tietoja K-Rauta-konseptin omistajana itsenäisenä rekisterinpitäjänä sen kaupalle ja asiakkaille tarjoamien palveluiden yhteydessä. Tietoja käsitellään asiakasuhteiden luomiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi. Palveluiden yhteydessä henkilötietoja käsitellään näiden sekä erilaisten tuotteiden tarjoamiseksi ja parantamiseksi sekä uusien palveluiden kehittämiseksi. Lisäksi tietoja käsitellään analysointiin, tilastointiin, markkinointiin, etämyyntiin sekä asiakas- ja markkinatutkimuksiin.
Henkilötietoja katsotaan siirtyvän EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle tietotekniikkapalveluiden tuottamisen yhteydessä, kun henkilötietoihin on käyttömahdollisuus Intiasta käsin. Tästä tietojen siirrosta on tehty palvelutoimittajan kanssa sopimus noudattaen EU-komission vahvistamia mallisopimuslausekkeita. Mallisopimuslausekkeisiin voit tutustua osoitteessa http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/PDF/?uri=CELEX:32010D0087&from=en
Myös eräillä viranomaisilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus. Tällaisia viranomaisia ovat mm. poliisi-, tulli-, rajavartio- ja veroviranomaiset.
9. Valitusosoitus
Mikäli katsot, että emme käsittele henkilötietojasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuojavaltuutettu.
10. Välttämättömät tiedot palveluidemme kannalta
Jotta voisimme tarjota sinulle projektiasiakkaanamme tai edustamallesi yritykselle palveluitamme, on meidän käsiteltävä välttämättömiä henkilötietoja. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi asiakaslomakkeellamme luovuttamasi tiedot.
Suostumus sähköiseen markkinointiin ei ole välttämätön tieto, mutta ilman suostumusta emme voi toimittaa sähköistä suoramarkkinointia.
11. Tieto automaattisesta päätöksenteosta ml profilointi
Emme profiloi rekisterin tietoja emmekä tee automaattista päätöksentekoa henkilötietoihin liittyen.
12. Tietojen käyttö muihin tarkoituksiin
Emme käytä tietoja muihin kuin tässä asiakirjassa ilmoitettuihin tarkoituksiin. Mikäli myöhemmin ilmenee uusia käyttötarpeita informoimme sinua siitä ja tiedon käsittelyperusteesta. Tarvittaessa pyydämme sinulta suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn uusia käyttötarkoituksia varten.
13. Tiedot, jotka on hankittu muualta, kuin sinulta
Osoitetietoja voidaan päivittää K-Plussa-rekisterin kautta K-Plussa-kortin numeron antaneille asiakkaille. Hyödynnämme julkisia tietolähteitä uusiasiakashankinnassa.