Tietosuojaseloste K-Rauta Hanko

Tämä seloste koskee henkilötietojen käsittelyä K-Rauta Hangon asiakasrekisterissä.

1. Rekisterinpitäjä

Måleriaffär Tor-Björn Ekholm Oy Ab

0500738-3

Esplanaadi 132, 10900 Hanko

Tämän palvelun osalta voit olla yhteydessä rekisterinpitäjään seuraavilla tavoilla: [email protected]

2. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia asiakkaan, vastuuhenkilön ja asiakasyrityksen yhteyshenkilön tietoja:

Perustiedot

  • Nimi ja osoitetiedot
  • Puhelinnumero, sähköpostiosoite ja faksinumero
  • Syntymäaika tai henkilötunnus

Asiakkaan tunnistetiedot

  • Asiakasnumero
  • Asiakastyyppi (henkilö/yritys)
  • Plussa-kortin numero
  • Plussa-kortin rinnakkaiskortin numero
  • Kielivalinta

Toimitustiedot

  • Toimitusosoite
  • Verkkolaskutustiedot
  • Tilinumero

Tilin käyttöoikeustiedot

  • Valtuutetun nimi ja syntymäaika
  • Valtuutuksen ajanjakso

Yrityksen tunnistetiedot

  • Yksityisen elinkeinonharjoittajan Y-tunnus
  • Omistussuhteet (pääosakkaat ja vastuunalaiset yhtiömiehet)
  • Nimenkirjoitusoikeus
  • Maksuasioiden yhteyshenkilön yhteystiedot

Asiakkuuteen liittyvät tiedot

  • Käteisasiakkuus vai laskutusasiakkuus

Asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä tietoja

  • Asiakaspalautteet
  • Tietoja asiakaspalvelutoimenpiteistä

Rakennus- tai remontointiprojektin tiedot

  • Suunnittelutiedot
  • Tarjouspyynnöt töihin
  • Muut kuluttajan antamat projektitiedot

Projektiasiakkaiden ostotiedot

Projektiasiakkaiden maksutiedot

  • Maksuehdot ja -tavat
  • Asiakasryhmät
  • Aikaisempi tilinumero
  • Osatoimitukset
  • Laskuluettelopäivämäärät

3. Missä tarkoituksissa henkilötietojasi käsitellään?

Keräämme asiakkaidemme henkilötietoja asiakastilin avauksen yhteydessä asiakassuhteen perustamiseksi ja ylläpitämiseksi. Käsittelemme henkilötietoja tuotteiden tilauksissa ja varauksissa sekä kotiinkuljetuksissa. Käsittely on tarpeen meidän ja asiakkaamme välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi.

Käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja myös asiakaskantamme hallinnoimiseksi, saatavien valvomiseksi, valikoimamme kehittämiseksi ja palveluidemme markkinoimiseksi nykyisille ja potentiaalisille asiakkaille. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja asiakaspalvelutoimenpiteiden yhteydessä esimerkiksi, kun vastaamme asiakaspalautteisiin. Asiakasyrityksen yhteyshenkilön henkilötietoja käsittelemme asiakasyrityksen ja K-Raudan välisen asiakassuhteen ylläpitämiseksi, hoitamiseksi ja kehittämiseksi. Käsittely on tarpeen oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi.

Käsittelemme kirjanpitoamme varten ostotietojasi, kuten ostoksesi päivämäärä, loppusumma ja ostopaikka. Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.

Kaupalla on oikeutettu etu rekisterinpitäjänä varmistaa, että asiakkaat saavat laadukasta palvelua. Katsomme, että meillä on oikeutettu etu käsitellä niitä henkilötietojasi, jotka olet antanut meille. Käsittely on tarpeen sen palvelun tuottamiseksi sinulle.

4. Säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään palveluissamme seuraavasti:

  • Yksityishenkilön asiakkuuteen liittyviä tietoja sekä palveluiden ostotietoja säilytämme asiakassuhteen ajan ja viisi vuotta siitä, kun asiakassuhde on päättynyt. Tietoja käytetään mm. mahdollisten reklamaatioiden selvittämiseen
  • Asiakasyrityksen yhteyshenkilön tietoja säilytetään sen aikaa, kun henkilö toimii yrityksen yhteyshenkilönä ja kolme kuukautta siitä, kun olemme vastaanottaneet ilmoituksen, ettei henkilö enää toimi yhteyshenkilönä
  • Asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä asiakaspalvelutoimenpidetietoja, kuten tarjouspyyntöjä, suunnitteluohjelmien tietoja, asiakaspalautteita säilytetään kuusi kuukautta siitä, kun toimenpide päätetty
  •   Kirjanpitomme tositeaineistoon sisältyviä tietoja säilytämme kuluvan vuoden ja sitä seuraavan kuuden vuoden ajan

5. Oikeutesi peruuttaa suostumus

Kun henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi.

Henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen silloin kun olet antanut luvan sähköiseen suoramarkkinointiin. Voit peruuttaa antamasi suostumuksen ilmoittamalla sähköpostiin [email protected]

6. Mitä muita oikeuksia sinulla on?

Tietojen tarkastaminen

Kun pyydät saada pääsyn tietoihisi, kauppa ilmoittaa käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja vai ei sekä toimittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Tietojen korjaaminen

Tällä valinnalla voit saada puutteelliset henkilötietosi täydennetyiksi ja myös virheelliset tietosi korjatuiksi.

Tietojen poistaminen

Voit pyytää henkilötietosi poistamista rekisteristä. Tietosi poistetaan, jos käsittelylle ei enää ole olemassa laillista perustetta.

Tietojen siirtäminen

Sinulla on oikeus saada meille itse toimittamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tehdään automatisoidusti.

Käsittelyn vastustaminen

Voimme käsitellä henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella osana liiketoimintaamme harkittuamme, ettei käsittely loukkaa henkilötietojesi suojaa. Näissä tilanteissa sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaisiin syihisi vedoten.

Voit myös milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Käsittelyn rajoittaminen

Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Kun käsittelyä on rajoitettu, rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti käsittele tietojasi muuten kuin säilyttämällä tiedon. Tämä oikeus sinulla on esimerkiksi, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jos käsittely on lainvastaista tai jos olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä ja odotat vastausta kyseiseen toimenpidepyyntöön.

7. Kuinka käytät oikeuksiasi?

Voit käyttää yllä mainittuja oikeuksiasi esittämällä meille toimenpidepyynnön henkilökohtaisesti toimipisteessämme. Oikeuksiesi käyttö edellyttää henkilöllisyyden todentamista pyynnön esittämisen yhteydessä. Voit myös lähettää meille pyynnön kirjeitse yllä mainittuun osoitteeseen merkiten kuoreen ”tietosuoja”. Tällaiseen pyyntöön vastaamme kirjeitse. Mikäli vastaus sisältää henkilötietojasi, toimitamme kirjeen henkilökohtaisena kirjattuna kirjeenä. Kirjettä ei voi kuitata vastaanotetuksi kukaan muu, kuin vastaanottajaksi merkitty henkilö. Näin varmistamme kirjeen oikean vastaanottajan ja tietojen luottamuksellisuuden.

8. Tietoja henkilötietojen vastaanottajista

Måleriaffär Tor-Björn Ekholm Oy Ab rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietoja itse mutta käyttää myös apunaan erilaisia palveluntuottajia. Måleriaffär Tor-Björn Ekholm Oy Ab pyrkii käyttämään parhaita ja luotettavia yhteistyökumppaneita ja vastaa valitsemiensa palveluntuottajien toiminnasta henkilötietoja käsiteltäessä. Nämä palveluntuottajat voivat vaihdella, mutta niihin kuuluu:

  • Tietotekniikkapalveluiden tuottajat
  • Logistiikka ja kuljetuspalveluiden tuottajat
  • Asennus-, remontti-, kokoamispalveluiden tuottajat

Lisäksi tietoja luovutetaan Kesko Oyj:lle, joka käsittelee tietoja K-Rauta-konseptin omistajana itsenäisenä rekisterinpitäjänä sen kaupalle ja asiakkaille tarjoamien palveluiden yhteydessä. Tietoja käsitellään asiakassuhteiden luomiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi. Palveluiden yhteydessä henkilötietoja käsitellään näiden sekä erilaisten tuotteiden tarjoamiseksi ja parantamiseksi sekä uusien palveluiden kehittämiseksi. Lisäksi tietoja käsitellään analysointiin, tilastointiin, markkinointiin, etämyyntiin sekä asiakas- ja markkinatutkimuksiin.

Rekisterinpitäjänä käsittelemiämme tietoja voidaan siirtää Euroopan Unionin (EU) tai Europan talousalueen (ETA) ulkopuolelle mm. tietotekniikkapalveluiden toimittamisen yhteydessä. Tällaisia tiedonsiirtoja voidaan toteuttaa, jos jokin seuraavista ehdoista toteutuu:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojan taso on riittävä. • Muita asianmukaisia suojatoimia on otettu käyttöön esimerkiksi noudattamalla Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai varmistamalla, että tietoja käsittelevällä yrityksellä on voimassa olevat yritystä koskevat sitovat säännöt.

Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet löydät EU:n julkaisutoimiston sivuilta. Lisätietoja käsittelystä saat ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun yhteysosoitteeseen.

Myös eräillä viranomaisilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus. Tällaisia viranomaisia ovat mm. poliisi-, tulli-, rajavartio- ja veroviranomaiset.

9. Valitusosoitus

Mikäli katsot, että emme käsittele henkilötietojasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuojavaltuutettu.

10. Välttämättömät tiedot palveluidemme kannalta

Jotta voisimme tarjota sinulle projektiasiakkaanamme tai edustamallesi yritykselle palveluitamme, on meidän käsiteltävä välttämättömiä henkilötietoja. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi asiakaslomakkeellamme luovuttamasi tiedot. Suostumus sähköiseen markkinointiin ei ole välttämätön tieto, mutta ilman suostumusta emme voi toimittaa sähköistä suoramarkkinointia.

11. Tieto automaattisesta päätöksenteosta ml profilointi

Emme profiloi rekisterin tietoja emmekä tee automaattista päätöksentekoa henkilötietoihin liittyen.

12. Tietojen käyttö muihin tarkoituksiin

Emme käytä tietoja muihin kuin tässä asiakirjassa ilmoitettuihin tarkoituksiin. Mikäli myöhemmin ilmenee uusia käyttötarpeita informoimme sinua siitä ja tiedon käsittelyperusteesta. Tarvittaessa pyydämme sinulta suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn uusia käyttötarkoituksia varten.

13. Tiedot, jotka on hankittu muualta, kuin sinulta

Osoitetietoja voidaan päivittää K-Plussa-rekisterin kautta K-Plussa-kortin numeron antaneille asiakkaille.

Hyödynnämme julkisia tietolähteitä uusiasiakashankinnassa.

Den här dataskyddsbeskrivningen gäller behandlingen av personuppgifter i K-Rauta Hangös kundregister.

1. Personuppgiftsansvarig

Måleriaffär Tor-Björn Ekholm Oy Ab

0500738-3

Esplanaden 132, 10900 Hangö

Angående den här tjänsten kan du kontakta den personuppgiftsansvarige på följande sätt: [email protected]

2. Vilka uppgifter behandlar vi?

Vi behandlar följande uppgifter om kunder, ansvarspersoner och kundföretagens kontaktpersoner:

Basuppgifter

  • Namn och adressuppgifter
  • Telefonnummer, e-postadress och faxnummer
  • Födelsetid eller personnummer

Kundens identifieringsuppgifter

  • Kundnummer
  • Kundtyp (person/företag)
  • Plussa-kortnummer
  • Plussa-parallellkortnummer
  • Språkval

Leveransuppgifter

  • Leveransadress
  • Nätfaktureringsuppgifter
  • Kontonummer

Uppgifter om kontots användarrätt

  • Den behöriges namn och födelsetid
  • Behörighetens giltighetstid

Företagets identifieringsuppgifter

  • FO-nummer för privata näringsidkare
  • Ägarförhållanden (huvudaktieägare och komplementärer)
  • Prokura
  • Kontaktuppgifter om kontaktperson för betalningsärenden

Uppgifter om kundförhållandet

  • Kontantkund eller fakturakund

Uppgifter som relaterar till underhåll av kundförhållande

  • Kundrespons
  • Uppgifter om kundtjänståtgärder

Uppgifter om bygg- eller renoveringsprojekt

  • Planeringsuppgifter
  • Anbudsförfrågningar för arbeten
  • Övriga projektuppgifter som konsumenten angett

Inköpsuppgifter för projektkunder

Betalningsuppgifter för projektkunder

  • Betalningsvillkor och -sätt
  • Kundgrupper
  • Tidigare kontonummer
  • Delleveranser
  • Datum för fakturaförteckning

3. För vilka ändamål behandlas dina personuppgifter?

För att skapa och upprätthålla kundrelationer samlar vi in personuppgifter om våra kunder i samband med öppnandet av kundkontot. Vi behandlar personuppgifter i samband med produktbeställningar och -reserveringar samt hemtransporter. Behandlingen är nödvändig för genomförandet av avtalet mellan oss och vår kund.

Vi behandlar våra kunders personuppgifter för att förvalta vår kundbas, övervaka fordringar, utveckla vårt sortiment och marknadsföra våra tjänster för nuvarande och potentiella kunder. Därtill behandlar vi personuppgifter i samband med kundtjänståtgärder, till exempel då vi svarar på kundrespons. Vi behandlar personuppgifter om kundföretagens kontaktperson för att upprätthålla, underhålla och utveckla kundrelationen mellan kundföretaget och K-Rauta. Behandlingen är nödvändig för att genomföra våra berättigade intressen.

För vår bokföring behandlar vi dina inköpsuppgifter, som köpdatum, slutsumma och inköpsställe. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla en lagstadgad skyldighet.

Som personuppgiftsansvarig har affären ett berättigat intresse att försäkra att kunderna får service av hög kvalitet. Vi anser att vi har ett berättigat intresse att behandla de personuppgifter som du lämnat in till oss. Behandlingen är nödvändig för att kunna producera servicen för dig.

4. Lagringstid

Personuppgifter lagras i våra tjänster enligt följande:

  • Uppgifter om en privatpersons kundförhållande samt inköpsuppgifter om tjänster lagras under kundförhållandet och fem år efter att kundförhållandet avslutats. Uppgifterna används bl.a. för att utreda eventuella reklamationer
  • Uppgifter om kundföretagets kontaktperson lagras så länge som personen fungerar som företagets kontaktperson och tre månader efter att vi mottagit meddelandet om att personen inte längre fungerar som kontaktperson
  • Uppgifter om kundtjänståtgärder som relaterar till underhåll av kundförhållandet, t.ex. anbudsförfrågningar, uppgifter om planeringsprogram och kundrespons, lagras sex månader efter att åtgärden avslutats
  • Uppgifter som ingår i verifikatmaterialet för vår bokföring lagras under det innevarande året samt under de sex följande åren

5. Din rätt att återkalla ditt samtycke

När behandlingen av dina personuppgifter sker efter ditt samtycke kan du när som helst återkalla ditt samtycke.

Behandlingen av dina personuppgifter sker efter ditt samtycke då du gett tillstånd till elektronisk direktmarknadsföring. Du kan återkalla ditt samtycke genom att meddela det per e-post till [email protected]

6. Vilka övriga rättigheter har du?

Granskning av uppgifter

När du ber om att få tillgång dina uppgifter, meddelar affären huruvida uppgifter som rör dig behandlas och levererar dig en kopia av uppgifterna som behandlas.

Rättelse av uppgifter

Med det här valet kan du komplettera dina ofullständiga personuppgifter samt rätta felaktiga uppgifter.

Radering av uppgifter

Du kan be att få dina personuppgifter raderade från registret. Dina uppgifter raderas om det inte längre finns någon rättslig grund för behandlingen.

Överföring av uppgifter

Då behandlingen baserar sig på samtycke eller avtal och behandlingen sker automatiserat, har du rätt att få de uppgifter du själv lämnat till oss levererade i ett maskinläsbart format och överföra uppgifterna från ett system till ett annat.

Invändning mot behandling

Vi kan behandla dina personuppgifter som en del av vår affärsverksamhet på grundval av berättigat intresse efter att vi övervägt att behandlingen inte bryter mot skyddet av dina personuppgifter. I dessa situationer har du rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter med hänvisning till personliga skäl.

Du kan också när som helst invända mot behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsföring.

Begränsning av behandling

Du kan ha rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter. När behandlingen är begränsad, behandlar den personuppgiftsansvarige i regel inte dina uppgifter på något annat sätt än genom att lagra dem. Den här rätten har du till exempel om du bestrider personuppgifternas korrekthet, om behandlingen är olaglig eller om du invänt mot behandlingen av dina personuppgifter och inväntar svar på åtgärdsbegäran i fråga.

7. Hur utövar du dina rättigheter?

Du kan utöva dina ovannämnda rättigheter genom att lämna in en åtgärdsbegäran personligen på vårt verksamhetsställe. För att utöva dina rättigheter ska du verifiera din identitet när du lämnar in begäran. Du kan också skicka en begäran per brev till ovannämnda adress genom att märka kuvertet med ”dataskydd”. En sådan begäran besvarar vi per brev. Om svaret innehåller dina personuppgifter, levererar vi dig brevet som ett personligt rekommenderat brev. Brevet kan inte kvitteras av någon annan än den person som angetts som mottagare. På så sätt kan vi säkerställa brevets rätta mottagare och uppgifternas konfidentialitet.

8. Information om personuppgifternas mottagare

Som personuppgiftsansvarig behandlar Måleriaffär Tor-Björn Ekholm Oy Ab personuppgifterna själv, men tar även hjälp av olika serviceproducenter. Måleriaffär Tor-Björn Ekholm Oy Ab strävar efter att använda de bästa och mest pålitliga samarbetspartnerna och ansvarar för sina serviceproducenters verksamhet vid behandlingen av personuppgifter. Serviceproducenterna kan variera, men de omfattar:

  • Producenter av IT-service
  • Producenter av logistik- och transportservice
  • Producenter av installations-, renoverings- och ihopmonteringsservice

Därtill överlämnas uppgifter till Kesko Abp, som behandlar uppgifterna som självständig personuppgiftsansvarig som ägare av K-Rauta-konceptet och i samband med tjänsterna Kesko Abp erbjuder affären och kunderna. Uppgifterna behandlas för att skapa, upprätthålla och utveckla kundrelationer. Personuppgifter behandlas i samband med tjänster för att erbjuda och förbättra tjänsterna och olika produkter samt för att utveckla nya tjänster. Därtill behandlas uppgifterna för analys, statistikföring, marknadsföring, distansförsäljning samt kund- och marknadsundersökningar.

De uppgifter vi behandlar som personuppgiftsansvarig kan överföras utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES), bl.a. i samband med tillhandahållande av IT-tjänster. Denna typ av dataöverföringar kan göras om ett av följande villkor uppfylls:

  • Europeiska kommissionen har beslutat att det aktuella landet har en adekvat nivå av dataskydd.
  • Andra ändamålsenliga skyddsåtgärder har vidtagits, till exempel genom att följa standardavtalsklausuler godkända av Europeiska kommissionen eller genom att se till att det företag som behandlar uppgifterna har bindande bestämmelser gällande företaget.

De standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen finns på webbplatsen för EU:s publikationsbyrå. Du får mer information om behandlingen genom att ta kontakt på den kontaktadress som anges i punkt 1.

Också vissa offentliga myndigheter har en lagstadgad rätt att få tillgång till uppgifterna. Sådana myndigheter omfattar bl.a. polis-, tull-, gränsbevaknings- och skattemyndigheterna.

9. Rätt att inge klagomål

Om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning, kan du lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten. I Finland är myndigheten i fråga dataombudsmannen.

10. Nödvändiga uppgifter med tanke på våra tjänster

För att vi ska kunna erbjuda våra tjänster till dig som projektkund eller till företaget du representerar, måste vi behandla vissa nödvändiga uppgifter. Sådana uppgifter omfattar bl.a. uppgifter som du lämnat in på vår kundblankett. Samtycke till elektronisk marknadsföring är inte en nödvändig uppgift, men utan samtycke kan vi inte leverera direktmarknadsföring.

11. Information om automatiserat beslutsfattande, inkl. profilering

Vi utför inte profilering av registeruppgifter eller automatiserat beslutsfattande baserat på personuppgifter.

12. Användning av personuppgifter för övriga ändamål

Vi använder inte uppgifterna för andra ändamål än de som angetts i det här dokumentet. Om nya användningsbehov uppkommer senare, informerar vi dig om detta och om grunderna för uppgifternas behandling. Vid behov ber vi dig om samtycke till behandlingen av dina personuppgifter för de nya ändamålen.

13. Uppgifter som fåtts från andra källor än från dig

Adressuppgifter kan uppdateras via K-Plussa-registret för kunder som angett sitt K-Plussa-kortnummer.

Vi utnyttjar allmänna datakällor för kundanskaffning.